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山西大学办文办事
一、关于办文程序
（一）行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。山西大学校长办公室是学校行政公文处理的管理机构，主管学校的行政公文处理工作。
（二）学校的行政公文有“山西大学文件”、“山西大学校长办公室文件”两种。其它各部门、学院不得以部门、学院的名义印制红头文件纸，对校内外正式发文。
（三）“山西大学文件”按照事由性质由校长办公室统一分类编号。目前学校确定的编号文件有：校字、教字、人字、校任字、职改字、科字、社科字、研字、成教字、学工字、外字、后勤字、资产字、计财字、监字等15种，设立新的文件字号须经校长办会会议批准，未经批准的文件字号均为无效文件字号。
（四）属于全校性的重要方针、政策性的问题以及对上级领导机关和平行机关较重要的行文，以“山西大学文件”校字号行文；属于全校性行政工作安排以“山西大学校长办公室文件”校办字号行文；属教学、科研、人事等其它机构日常工作，以“山西大学文件”校×字文件行文，例如山大教字[2004]5号。
（五）制发“山西大学文件”和以山西大学名义上报、外送、下发的非文件材料需履行下列程序。
1、制发文件时，应事先填写“山西大学发文纸”。
2、事由由主办单位草拟，单位主要领导审查后签字。
3、如事由涉及其它单位，要实行会签制度。
4、属联合行文，用主办单位的分类文号。
5、校长办公室专人核稿。
6、校长办公室主任审核。
7、校字文件由校长签发，校×字文件由主管副校长签发。
8、公文正式印刷前，校长办公室应当进行审核，重点是检查审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一规范等。
(六)草拟公文应当做到：
1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。
2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
3、公文的文种应当根据行文目的和与主送机关的行文关系确定。
4、结构层次序数，第一层为 “ 一、”，第二层为 “ (一)”，第三层为 “ 1. ” ，第四层为 “ (1) ” 。
5、应当使用国家法定计量单位。
6、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
7、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
8、公文的格式依据公文种类不同，严格按照行政公文规定格式撰写。学校文件一般由发文部门标识、文件编号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发部门和印发日期等部分组成。
（七）校长办公室指定专人负责做好全校行政文件编号、保管、归档等工作。
（八）校内行政公文要严格控制数量，保证公文质量和公文的严肃性，并且除存档和必要留存外，一般均采取上网发布，控制纸质文件数量，逐步推行无纸化办公。
（九）公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。
（十）对于上级机关来文，校长办公室文书管理人员要及时准确地做好分类登记，送办公室主任批阅，需呈送校领导的要及时呈送，根据校领导批文，做好督办和立卷归档工作。要严格遵守保密制度，不得发生失密、泄密或机密文件失控等情况。
（十一）行政各单位统计报表、资料，必须报校长办公室，由主管校长批准方可呈报或发布。
（十二）为保证对外宣传的统一性、准确性，单位或个人对外进行宣传或提供的学校资料，须经校长办公室核实，由主管副校长批准。
二、关于办事程序
（一）常规公务一般由职能部门根据自己的职责范围自行处理。
（二）各单位申请办理常规公务，一般应依照科、处、校程序逐级进行。
（三）需要职能部门解决的教职工或学生个人问题，个人所在单位领导出面联系，由职能部门解决。职能部门难以解决的，可由部门填写请示报告卡，领导签注意见，送校长办公室登记呈送主管领导。
（四）有重要公务需要呈报学校时，需填写请示报告卡，报校长办公室，由校长办公室登记后，呈送有关校领导。
（五）请示和报告内容要分开，并明确主送领导。请示一事一报，不能把几件不相关的事情写在一起，同时请示需要抄送有关单位时也要注明抄送单位。
（六）由校行政领导批示的文件或批准的事项，以及学校布置的阶段性工作、作出的决议等，必须在规定期限内完成，确有困难需提前讲明理由。
（七）学校在办公自动化主页上开设校长信箱 xiaozhang@sxu.edu.cn 和校长办公电话(7010944)，负责受理教职工和学生个人反映的重要意见、建议等事项，接到反映后，要做好记录及时请示校领导转有关单位处理，三个工作日之内要给本人以答复。
（八）各单位举办规模较大的活动，不论在校内还是校外，需提前向校长办公室及有关部门通报。凡是以山西大学名义举办或参加的活动，须提前告知校长办公室，并经主管校领导批准。
（九）各单位接待来宾或举办重要活动需要学校领导出席时，主办单位要事先与校长办公室协商，由校长办公室请示有关领导，根据相应规格、工作关系、礼仪习惯、往来历史等因素安排。
三、关于办会程序
（一）校长办公会议
1、校长办公会议是校长主持召开的学校最高行政会议，是学校行政领导贯彻党和政府各项方针、政策，执行校党委的决议，实施规范管理和科学决策的重要组织形式。
2、校长办公会议的参加人员为校长、副校长、校办主任。会议由校长主持，特殊情况可由校长委托的副校长主持。校长办公会必须由半数以上的组成人员参加方可召开，涉及到行政职能部门议题，确需其领导参加的，实行候会制度。会议一般每两周召开一次，特殊情况可随时召开。
3、会议的议题由校长、副校长提出，校长确定。各行政职能处室提交校长办公会议讨论的议题，须经过调研论证，提出具体意见，提前向校长办公室提交书面材料，校办报主管副校长同意，经校长批准后方可上会。临时动议不列入会议议题。
4、为保证校长办公会议的效率和严肃性，校办指派专人收集汇总议题、准备材料经校长批准后，会前分发各参会人员。并详实地做好会议记录，及时准确地写出会议纪要。会议形成决议的，要拟出决议通知，经校办主任核稿，校长签发后，分别通报校党委委员和下达各有关单位。
5、校长办公室要加强督办检查工作，并将决议执行情况报告主管校领导。
（二）行政工作会议
1、行政工作会议是指全校性的教学、科研和管理等各种会议，主要是交流信息、布置工作、协调组织全校行政工作。
2、学校组织的专题行政会议，一般由分管副校长主持，校办协调会议专题涉及的行政职能部门提前做好会议的材料准备、会务工作，由校办发出通知。校办指派专人作会议记录，及时准确形成会议纪要，校办主任审核后，请主管副校长签发，在办公自动化专题纪要栏发布。校办和有关职能部门督促检查会议执行情况，并及时反馈相关校领导。
3、各职能部门组织的会议，应先由职能处室填写会议卡上报校长办公室，校办统筹安排，并请示有关校领导批准，方可召开。各职能部门自行组织，自行发通知，并做好会议记录、会务工作，督促检查会议各项事宜的执行情况。
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